Процедура за управление на исканията на субектите

ПРОЦЕДУРА ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА ИСКАНИЯТА ОТ СУБЕКТИТЕ I Предназначение на процедурата Всички лични данни, обработвани от Брокер Инс ООД, попадат в обхвата на тази процедура. С този документ Брокер Инс изпълнява задължението си на администратор на лични данни да указва съдействие и да осигурява упражняването на правата на субектите на лични данни. Субектът на данни може в защита на своите права да отправи към Администратора следните искания: • Искане за достъп (член 15 от ОРЗД); • Искане за коригиране (член 16 от ОРЗД); • Искане за изтриване („право да бъдеш забравен“) (член 17 от ОРЗД); • Искане за ограничаване на обработването (член 18 от ОРЗД); • Искане за пренасяне на данните (член 20 от ОРЗД); • Възражение срещу обработване (член 21 от ОРЗД). Искането за упражняване на правото на преносимост на данните се разглежда в отделна Процедура за преносимост на данните. II Нормативна уредба • Членове 12, 15, 16, 17, 18, 20 и 21 от Общия регламент за защита на данните (ОРЗД) III Задължения и роли Длъжностното лице по защита на данните отговаря за прилагането и ефективното изпълнение на тази процедура и за уведомяване на собственика на информацията за исканията на субектите на данни. Длъжностното лице по защита на данните отговаря за обработката на всички искания на субекта на данни, обхванати от настоящата процедура. Настоящата процедура е задължителна за всички служители на Брокер Инс ООД, които могат да получат за разглеждане искания за упражняване на права от субект на данни. IV Ход на процедурата Начините за подаването на искания до Брокер Инс ООД са описани в Процедура за начините на комуникация при жалби и искания от субекта на данни. Брокер Инс ООД приема искания на субектите на данни извършени и по всеки друг начин, като спазва условията на настоящата процедура. 1 Отправяне на искане от субекта на данните Исканията се правят, като се използва Образец на форма за искане от субект на данните. При отправянето на искане се спазват следните правила: • Субектът на данни указва конкретния вид искане в предоставения от Администратора образец на искането; • Искането на субектът на данните може да касае всички негови лични данни, съхранявани от Брокер Инс ООД, а не само конкретен вид; • Субектът на данните предоставя на Администратора данни за самоличността си, които да го идентифицират сигурно и еднозначно (данни от лични документи, клиентски номер, електронна идентификационна карта и т.н). • Брокер Инс ООД задължително проверява идентификационните данни, за да се увери, че искането е подадено от субекта, който данните идентифицират или от изрично упълномощено за това лице; • Брокер Инс ООД документира датата на получаване на искането; • След като искането бъде получено, то незабавно се препраща до Длъжностното лице по защита на данните, който задвижва процеса по обработка на искането и изпращането на отговор на субекта на данните. 2 Обработка на искането Обработката на искането се извършва по следния начин: • Длъжностното лице по защита на данните поддържа Регистър на исканията от субекти на данните; • Длъжностното лице по защита на данните вписва в Регистъра на исканията от субекти на данните датата, идентифициращата информация и всички други важни за разглеждане на искането данни; • Ако активната легитимация на подалия искането субект, обхватът или характерът на искането не са ясни или предизвикват съмнения ДЛЗЛД следва да се свърже възможно най-бързо със заявителя по телефона, с писмо или чрез и-мейл с лицето, подала искането за упражняването на права и да поиска необходимата за конкретизацията на искането информация. • Идентифицирането (търсенето) на личните данни се извършва във всички хранилища на данни и всички съответни системи за архивиране, включително всички архивирани файлове (автоматични или ръчни архиви) и всички папки на електронната поща и техните архиви; хартиени носители – азбучници, класификацинни системи и пр. • Когато искането е за достъп до информация, при предаването на копие от информацията Длъжностното лице по защита на данните извършва обработване на данните с цел трайно отстраняване на евентуална идентификационна информация за трети лица, чието съгласие за оповестяване не е получено и не може да бъде получено /напр. поради невъзможност за идентификация или невъзможност за установяване на контакт/. Данни на трети лица могат да бъдат разкрити без да се иска тяхното съгласие за това, ако оповестяването е справедливо в рамките на разумните очаквания на другия субект на данните и е малко вероатно да навреди на основните му права, преценката за което се прави от ДЛЗЛД. • Брокер Инс ООД предоставя исканата информация и отговаря на исканията на субекта на данните в рамките най-късно на един месец от датата на получаване на искането за достъп. При необходимост, като взема предвид сложността и броя на исканията, Брокер Инс ООД може да удължи срока с още най-много два месеца. В този случай обаче субектът на данните следва да бъде уведомен за удължаването в срок от един месец от получаването на искането. • Заявителят може да получи отговора на място или да му бъде изпратен на посечения от него адрес. • Длъжностното лице за защита на данните вписва в Регистъра на исканията данни за подадения към субекта отговор на искането за достъп. • Брокер Инс ООД има право да не уважи исканията, които са явно неоснователни. Искането се квалифицира като явно неоснователно, когато обектът на искането не е разрешен съгласно правата на субекта на данните или когато е неправилно формулиран; Искането се квалифицира като прекомерно, само когато е повтарящо се – напр. Заявителят прави трета молба за достъп в рамките на 6-месечен период. При преценка на прекомерността се отчита дали данните на субекта са били изменяни след предишните предоставяния, като искането не се счита за прекомерно по см. На ал. 2, ако данните са изменяни. • Когато се установи, че искането е неоснователно, Длъжностното лице по защита на данните може: • да предложи на ръководството на Администратора да наложи разумна такса, като взема предвид административните разходи за предоставяне на информацията или комуникацията или предприемането на исканите действия; • да откаже да предприеме действия по искането и изготвя мотивиран отказ. 3 Допълнителна информация, изпращана при искане за достъп В случай на искане от субекта на данни за получаване на достъп до данните, освен че осигурява достъп до данните (например, чрез предоставяне на тяхно копие), Брокер Инс ООД изпраща на субекта и следната информация: • целите на обработването; • съответните категории лични данни; • получателите или категориите получатели на личните данни, когато има такива; • информация относно намерението на Администратора да предаде данните на трета държава или на международна организация, както и наличието на гаранции за защита на данните; • срока, за който Брокер Инс ООД ще съхранява личните данни, а ако това е невъзможно, критериите, използвани за определяне на този срок; • правата му да се изиска от Брокер Инс ООД коригиране или изтриване на неговите лични данни, както и правата му на ограничаване на обработването, на възражение срещу обработването, както и на преносимост на данните; • правото на жалба до надзорен орган; • когато личните данни не се събират от субекта на данните, всякаква налична информация за техния източник; • наличие на автоматизирано вземане на решения, включително профилиране, както и предвидените последствия от това обработване за субекта на данните. 4 Действия при искания за коригиране, изтриване или ограничаване и при възражения срещу обработването При искане на субекта на данни за коригиране, изтриване, ограничаване или при възражение по отношение на обработваните лични данни Длъжностното лице по защита на данните отговаря да бъде преценено всяко от тези искания (извън искането за достъп до данни) с оглед основателността на правото на субекта и наличието на други законови изисквания за неговото удовлетворяване. След постъпването на съответното искане: • Брокер Инс ООД премахва личните данни от системите и прекратява операциите по обработката им, без ненужно забавяне, ако искането за изтриване е подадено от субекта на данните; • Брокер Инс ООД съобщава за всяко извършено коригиране, изтриване или ограничаване на обработването на всеки получател, на когото личните данни са били разкрити; • Брокер Инс ООД информира субекта на данните относно тези получатели, ако субектът на данните поиска това, и документира това съобщение; • Брокер Инс ООД взема подходящи мерки, без ненужно забавяне, в случай че: • субектът на данни е подал искане, с което възразява срещу обработването на личните данни изцяло или частично; • отпаднало е основанието за обработка по законово задължение; • данните са били незаконно обработвани. • Брокер Инс ООД използва следните електронни формати, за да отговори на исканията на субектите на данни: - имейл. 5 Ограничения Правото на ЕС или националното законодателство могат да предвидят ограничения за упражняването на правата на субектите на данни при изпълнението на настоящата процедура с цел да се гарантира: • националната сигурност и отбраната; • обществената сигурност; • предотвратяването, разследването, разкриването или наказателното преследване на престъпления или изпълнението на наложените наказания, включително предпазването от и предотвратяването на заплахи за обществената сигурност; • важни цели от широк обществен интерес; • важен икономически или финансов интерес на Съюза или на държава-членка, паричните, бюджетните и данъчните въпроси; • общественото здраве и социалната сигурност; • защитата на независимостта на съдебната власт и съдебните производства; • предотвратяването, разследването, разкриването и наказателното преследване на нарушения на етичните кодекси при регламентираните професии; • функция по наблюдението, проверката или регламентирането, свързана, дори само понякога, с упражняването на официални правомощия в случаите; • защитата на субекта на данните или на правата и свободите на други лица; • изпълнението по гражданскоправни искове. V Приложение: • Образец на форма за искане от субект на данните. Контакт с Администратора на лични данни: Уебсайт: www.brokerins.bg E-mail: gdpr@brokerins.bg Телефон: 024224244